段取りってのは申告のか？納期のか？

どっちにしろ自社ではどうにでもならない旨を伝えるしかない。
直接船社へ交渉してもらう、荷主で無理なら無理。
仕組み的には現地シッパーに船社を変えるように伝えてもらうしかない。

つか正直そんなどうにもならないことで悩むのは無駄でしかないぞ。