全国の同窓生を対象に思い出集めイベントをしたことがあります。

・送り先となる公民館などを借りる。
・日時指定のヤマト便などに統一して集める。
・配送担当の営業所に相談。
(イベントのため一時的に配送物が増えることの連絡、公民館を借りている時間の連絡、遅延で届く場合の対応など)
・必要があれば、撤収用の車や掃除用具の手配

あくまで一例ですが、こんな感じでやりました。
公民館と配送所の協力がないとできないので、時間的に難しそうですが。

書き込んでおいてなんですが、
妊婦さんの心に関わることなので、しっかりと現地をまとめてくれる人がいないなら、一切やめたほうがいいと思います。