【幹事の仕事】
スレへの書き込み、参加者とのメールのやりとり、店の予約
当日状況把握しながら集金、支払い、不正がないかオフ中気にかける

【当日手伝う人の仕事】
集金補佐、人数確認の補佐、不正がないかオフ中気にかける

そもそもこの程度の内容で運営会議必要か？
幹事と手伝いの人は当日３０分早く来て仕事の割り振りと（手伝いの中にキャンセルがいた場合を考慮して当日の割り振り）
内容確認すれば済むぞ。
幹事と手伝い連携させたいとかもわかるがそんな綿密に打ち合わせまでして完璧にする必要もないだろ。
それよりも日程決まってるなら参加者募集を始めて、参加者の中で当日手伝ってもらえる人は
メールにそう書いてもらって現地で指示した方が早い気がする。